1. Carga el padrón de propietarios
Todo lo demás depende de este paso. El padrón es la lista de propietarios con la unidad privada de cada uno y su coeficiente de copropiedad, y es la base con la que después se calculan el quórum y las mayorías. Sin padrón correcto no hay cifra confiable que proyectar en la sala ni que firmar en el acta.
Puedes cargarlos uno a uno o importarlos desde un archivo CSV, que es lo práctico cuando son cientos. Revisa dos cosas antes de dar por bueno el padrón: que los coeficientes sumen 100 y que las unidades estén completas —un propietario con varias unidades privadas se registra con todas, porque en las decisiones no económicas cada unidad vale un voto.
2. Crea la asamblea
Creas la asamblea indicando si es ordinaria —la obligatoria del año— o extraordinaria, con su fecha y hora. Queda en estado borrador: existe para que puedas prepararla, pero todavía no es visible como reunión en curso para los propietarios.
3. Arma el temario
Cada decisión que se va a someter a votación se crea como una pregunta. Y en cada una declaras dos cosas que no son etiquetas decorativas:
- Qué mayoría exige — la ordinaria del artículo 45 o la calificada del 70 % del artículo 46. Cada una se mide sobre una base distinta.
- Si es una decisión económica o no — en inmuebles destinados a vivienda eso determina si el voto pesa por coeficiente o vale uno por unidad privada.
Ese par de datos es el que usa el sistema para calcular el resultado en vivo y el que aparece después en el acta, así que conviene decidirlo con el temario en la mano y no sobre la marcha. El detalle de cada regla está en la guía de la Ley 675.
4. Convoca con 15 días de anticipación
Este es el paso donde más asambleas se caen. El artículo 39 de la Ley 675 exige convocar por comunicación escrita a cada propietario, a la última dirección registrada, con un mínimo de quince días calendario de anticipación, y la convocatoria debe incluir el orden del día y la relación de los propietarios morosos en el pago de expensas comunes.
Una convocatoria irregular —sin ese plazo, sin orden del día— es una de las causas más comunes de impugnación de las decisiones que se tomen después. No es un trámite: es lo que sostiene la validez de todo lo que se vote.
Junto con la convocatoria comparte el código QR de registro, para que los propietarios creen su cuenta y suban su documento con calma antes del día y no haya fila en la entrada.
5. El día de la asamblea
El día de la reunión son tres acciones, en este orden:
- Activa la asamblea. Con esto queda en curso y los propietarios conectados lo ven de inmediato. A partir de aquí el padrón queda congelado: no se pueden cambiar coeficientes ni añadir propietarios, porque son la base del cálculo.
- Proyecta el QR de activación. Ojo, es otro código, distinto del de registro. Es el que acredita la presencia: hasta que un propietario no lo escanea, no cuenta para el quórum ni puede votar.
- Entrega los controles y vincula el gateway de la sala, que es el dispositivo por el que llegan los votos de los mandos.
La única modificación que admite el padrón con la asamblea activa es reasignar el control de un propietario. Existe justamente para poder reemplazar un mando dañado en plena votación sin tener que cerrar la reunión.
6. Abre las preguntas y sigue la votación
Las preguntas se abren una a una, cuando el punto ya se debatió. Al abrir una, los propietarios pueden votar con su control y los resultados se proyectan en la sala actualizándose voto a voto, con la mayoría exigida a la vista para que sea claro contra qué umbral se está midiendo.
Cuando la votación de ese punto termina, cierras la pregunta y pasas a la siguiente. Deja tiempo entre una y otra: el debate es parte de la asamblea, y abrir la votación antes de que el punto esté discutido es la forma más rápida de tener que repetirla.
7. Finaliza y genera el acta
Al finalizar la asamblea, el sistema genera el acta con el resultado de cada pregunta y las cifras con las que se decidió, lista para revisión y firma. Es el documento que soporta las decisiones frente a cualquier reclamación posterior.
Los requisitos de contenido del acta, quién la firma y los plazos para impugnar una decisión están en la guía de la Ley 675.
Preguntas frecuentes
¿Con cuánta anticipación debo convocar la asamblea ordinaria?
Mínimo quince días calendario de anticipación, por comunicación escrita a cada propietario a la última dirección registrada, con el orden del día y la relación de los propietarios morosos en el pago de expensas comunes (artículo 39 de la Ley 675 de 2001). Una convocatoria irregular es una de las causas más comunes de impugnación.
¿Por qué hay dos códigos QR distintos?
Cumplen funciones distintas. El QR de registro se comparte con la convocatoria para que los propietarios creen su cuenta y suban su documento antes del día. El QR de activación se proyecta en la sala durante la reunión y es el que acredita la presencia: hasta que un propietario no lo escanea, no cuenta para el quórum ni puede votar.
¿Puedo modificar el padrón con la asamblea ya activa?
No. Al activar la asamblea el padrón queda congelado, porque es la base con la que se calcula el quórum y las mayorías. La única excepción es reasignar el control de un propietario, precisamente para poder reemplazar un mando dañado en plena votación.
¿Qué pasa si no se alcanza el quórum en la primera convocatoria?
Se convoca una segunda reunión para el tercer día hábil siguiente, a las 8:00 p. m., que sesiona y decide válidamente con cualquier número plural de propietarios (artículo 41). Ten en cuenta que las decisiones que exigen la mayoría calificada del 70 % no pueden tomarse en segunda convocatoria salvo que allí se alcance efectivamente ese porcentaje.
¿Debo declarar si cada pregunta es económica o no?
Sí, y no es un dato decorativo: determina cómo se cuenta el voto. En inmuebles destinados a vivienda, las decisiones de contenido económico se votan por coeficiente y las demás por unidad privada, según la Sentencia C-522 de 2002. Ese mismo dato es el que después aparece en el acta.
¿El acta queda firmada automáticamente al finalizar?
No. Al finalizar la asamblea el sistema genera el acta con el resultado de cada pregunta y sus cifras, lista para revisión y firma. Los requisitos de contenido, firma y publicación del acta están en la guía de la Ley 675.
Esta guía describe cómo se organiza una asamblea gestionada con Quórum. Los plazos y requisitos legales que se citan vienen de la Ley 675 de 2001; ante una duda concreta, revisa el reglamento de propiedad horizontal de tu copropiedad.